Sincronización del timeline del CRM
Controla qué escribe Salescaling en el timeline de tu CRM (resúmenes y notas de Smart Categories) sin desconectar la integración ni perder la lectura de datos.
Esta guía explica qué escribe Salescaling en el timeline de tu CRM después de procesar una llamada o reunión, y cómo controlar ese volumen sin desconectar la integración.
Aplica a todos los CRM compatibles: HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive y Membrain.
1. ¿Qué se escribe en el CRM por cada llamada o reunión?
Cuando una conversación se procesa correctamente, Salescaling puede crear dos tipos de actividad distintos en el timeline de los registros asociados (contactos, empresas y negocios):
| Actividad | Contenido | Ejemplo en HubSpot |
|---|---|---|
| Resumen de la reunión/llamada | AI Score, temas tratados, próximos pasos y enlace a la grabación en Salescaling | Objeto Meeting (videollamada) o Call (teléfono) |
| Notas por Smart Category | Todos los clips detectados por la IA, agrupados por categoría en una sola nota | Objeto Note |
Consolidación de Smart Categories
Las Smart Categories no generan una nota por clip. Todos los clips de una misma llamada o reunión se agrupan en una única nota en el CRM, organizada por secciones (una por categoría). Cada sección incluye el contenido del clip y un enlace directo a Salescaling.
Esto significa que, con la configuración por defecto, cada llamada procesada aporta al menos dos entradas al timeline: el resumen y la nota consolidada de clips.
¿Por qué puede saturarse el timeline?
El volumen en el CRM crece por la combinación de:
- Dos actividades por llamada (resumen + nota de clips).
- Varias llamadas asociadas al mismo contacto o negocio a lo largo del tiempo.
- Asociaciones en cascada: la misma actividad puede aparecer en el timeline del contacto, la empresa y el deal relacionados.
Un deal con muchas llamadas puede acumular decenas de entradas de Salescaling aunque cada llamada solo genere dos actividades.
2. Configurar qué se sincroniza al CRM
Puedes controlar la escritura en el timeline sin desconectar el CRM y sin perder la lectura de contactos, empresas, deals ni campos personalizados.
Acceso a la configuración
- Ve a Settings > Integrations.
- En la sección CRM, localiza tu CRM conectado.
- Haz clic en el icono de configuración (engranaje) de la tarjeta.
- En el modal, abre la sección Timeline sync.
Desde el mismo modal también puedes gestionar el mapeo de campos personalizados y, en el caso de Membrain, los valores por defecto específicos de esa integración.
Opciones disponibles
| Opción | Cuando está activa | Cuando está desactivada |
|---|---|---|
| Sync meeting summary | Se crea la actividad de resumen (Meeting/Call, Event, etc.) con AI Score, temas y próximos pasos | No se crean nuevos resúmenes en el CRM |
| Sync smart category notes | Se crea la nota consolidada con todos los clips agrupados por Smart Category | No se crean nuevas notas de clips en el CRM |
Ambas opciones están activadas por defecto en integraciones nuevas o existentes que no hayan modificado esta configuración.
Lectura de datos: siempre intacta
Desactivar una o ambas opciones solo afecta a lo que Salescaling escribe en el timeline. La integración sigue:
- Leyendo contactos, empresas y negocios del CRM.
- Resolviendo asociaciones automáticas en Salescaling.
- Sincronizando campos personalizados configurados en el mapeo.
No es necesario desconectar el CRM para dejar de escribir notas o resúmenes.
3. Escenarios recomendados
Reducir el ruido manteniendo valor para el comercial
Recomendado para equipos con alto volumen de llamadas:
- Desactiva Sync smart category notes.
- Mantén activo Sync meeting summary.
Resultado: una entrada por llamada (solo el resumen), con enlace a la grabación y contexto esencial. Los clips siguen disponibles dentro de Salescaling.
Dejar de escribir en el timeline por completo
Si el timeline del CRM debe quedar libre de entradas automáticas de Salescaling:
- Desactiva Sync meeting summary.
- Desactiva Sync smart category notes.
- Mantén el CRM conectado.
Salescaling seguirá leyendo datos del CRM para operar las llamadas y asociaciones.
Reducir clips sin tocar la integración CRM
Si quieres conservar algunas notas en el CRM pero con menos contenido:
- Ve a Settings > Activity Types.
- Edita los tipos de actividad de llamada.
- Quita las Smart Categories que no aporten valor al comercial o deja solo las imprescindibles (por ejemplo, "Próximos pasos" u "Objeciones").
Menos categorías activas implica menos clips detectados y, por tanto, una nota consolidada más breve.
4. Limitaciones actuales
- Resumen y clips son actividades separadas: hoy no es posible fusionar el resumen y los clips de Smart Categories en una única entrada del CRM. Son dos objetos distintos por diseño.
- Las entradas históricas no se eliminan: al cambiar la configuración, solo dejan de crearse nuevas actividades. Las notas y resúmenes ya escritos en el CRM permanecen.
- La generación de clips en Salescaling es independiente: desactivar la sincronización de notas al CRM no impide que la IA siga generando clips dentro de la plataforma; solo evita que se escriban en el CRM.
5. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Desconectar HubSpot (o mi CRM) es la forma correcta de dejar de crear notas?
No. Desconectar la integración también elimina la lectura de contactos, empresas, deals y campos, que Salescaling necesita para asociar llamadas y enriquecer el contexto comercial.
Usa los toggles de Timeline sync en la configuración del CRM conectado.
¿Puedo tener una sola nota por llamada con todo el contenido (resumen + clips)?
Salescaling ya consolida todos los clips de una llamada en una sola nota agrupada por Smart Category. El resumen de la llamada, sin embargo, se escribe como actividad separada.
Si necesitas minimizar entradas en el timeline, desactiva las notas de Smart Categories y conserva solo el resumen (una entrada por llamada).
¿Qué pasa con las notas que ya están en mi CRM?
No se borran automáticamente. La nueva configuración aplica solo a llamadas y reuniones procesadas a partir de ese momento.
¿Esta configuración aplica solo a HubSpot?
No. Los controles de Timeline sync están disponibles para todos los CRM compatibles: HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive y Membrain.
He desactivado las notas de Smart Categories, pero sigo viendo clips en Salescaling. ¿Es normal?
Sí. Los clips se generan dentro de Salescaling según tus Smart Categories y tipos de actividad. Desactivar la sincronización al CRM solo evita que esos clips se escriban como notas en el timeline del CRM.