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Reglas de Privacidad

Las reglas de privacidad te permiten controlar quién tiene acceso automático a tus reuniones y llamadas según condiciones específicas. Estas reglas solo afectan los permisos de acceso automáticos y no bloquean las invitaciones manuales explícitas.

¿Qué son las Reglas de Privacidad?

Las reglas de privacidad son condiciones configurables que determinan cuándo una reunión o llamada debe ser privada. Cuando una regla se aplica, solo los participantes directos tendrán acceso al contenido, y los miembros del equipo no recibirán acceso automático.

Importante

⚠️ Estas reglas solo se aplican a los permisos de acceso automáticos. No bloquean ni afectan las invitaciones manuales explícitas que puedas enviar a otras personas o equipos.

Configuración Independiente para Reuniones y Llamadas

Las reglas de privacidad se configuran por separado para reuniones (videollamadas) y llamadas telefónicas:

  • Reuniones: Configúralas desde Settings > Meeting Settings > Privacy Rules

  • Llamadas: Configúralas desde Settings > Call Settings > Privacy Rules

Cada tipo tiene su propio conjunto de reglas, lo que te permite aplicar políticas diferentes según el tipo de interacción.

Tipos de Reglas Disponibles

1. Participante Externo

Cuándo se aplica: Cuando una reunión o llamada incluye participantes de dominios que no están en tu lista de dominios internos.

Configuración:

  • Define los dominios que consideras "internos" (por ejemplo, salescaling.com)

  • Si alguien de otro dominio participa, la reunión será privada

Ejemplo:

  • Dominios internos: salescaling.com, sucursal.com

  • Si alguien de cliente.com participa → La reunión será privada

  • Solo participantes de salescaling.com o sucursal.com → Acceso normal del equipo

2. Persona Específica

Cuándo se aplica: Cuando una reunión o llamada incluye una o más personas específicas que has configurado en la regla.

Configuración:

  • Selecciona las personas específicas desde tu base de contactos y usuarios

  • Puedes buscar por nombre o email

  • Muestra iconos para distinguir entre usuarios internos y contactos externos

Ejemplo:

  • Has configurado a "Juan Pérez" como persona específica

  • Cualquier reunión con Juan Pérez → Será privada

  • Útil para proteger reuniones con clientes VIP o contactos sensibles

3. Palabra Clave en el Título

Cuándo se aplica: Cuando el título de la reunión o llamada contiene palabras clave específicas.

Configuración:

  • Define las palabras clave a detectar

  • Elige el modo de coincidencia:

    • Contiene: La palabra clave aparece en cualquier parte del título

    • Coincidencia exacta: El título debe ser exactamente igual a la palabra clave

    • Expresión regular: Usa patrones complejos de búsqueda

Ejemplo:

  • Palabra clave: "Confidencial"

  • Título: "Reunión Confidencial con Cliente" → Será privada

  • Título: "Reunión Regular" → Acceso normal

4. Tipo de Actividad

Cuándo se aplica: Cuando una reunión o llamada está asociada con tipos de actividad específicos que has configurado.

Configuración:

  • Selecciona los tipos de actividad desde la lista disponible

  • Importante: En la configuración de reuniones solo verás tipos de actividad de reuniones (videollamadas)

  • En la configuración de llamadas solo verás tipos de actividad de llamadas (llamadas telefónicas)

  • Puedes seleccionar múltiples tipos de actividad

Ejemplo:

  • Has configurado "Negociación Sensible" como tipo de actividad

  • Cualquier reunión con este tipo de actividad → Será privada

  • Útil para proteger categorías específicas de interacciones

Cómo Crear y Gestionar Reglas

Crear una Nueva Regla

  1. Accede a Settings > Meeting Settings o Settings > Call Settings

  2. Desplázate a la sección Privacy Rules

  3. Haz clic en Add Rule (Agregar Regla)

  4. Selecciona el tipo de regla

  5. Configura los parámetros específicos según el tipo elegido

  6. Activa o desactiva la regla según necesites

  7. Guarda la regla

Activar o Desactivar Reglas

Puedes activar o desactivar cualquier regla sin eliminarla usando el switch de estado. Las reglas desactivadas no se aplican, pero puedes reactivarlas en cualquier momento.

Editar una Regla

  1. En la tabla de reglas de privacidad, haz clic en el icono de edición (lápiz)

  2. Modifica los parámetros que necesites

  3. Guarda los cambios

Eliminar una Regla

  1. En la tabla de reglas de privacidad, haz clic en el icono de eliminación (papelera)

  2. Confirma la eliminación

Visualización de Reglas

La tabla de reglas muestra:

  • Tipo: El tipo de regla (Participante Externo, Persona Específica, etc.)

  • Parámetros: Los valores configurados de forma resumida

  • Estado: Si la regla está activa o inactiva

  • Acciones: Editar o eliminar la regla

Ejemplos de Uso

Caso 1: Proteger Reuniones con Clientes Externos

Objetivo: Hacer privadas todas las reuniones que incluyan participantes externos a tu organización.

Solución: Crea una regla de tipo "Participante Externo" y agrega tus dominios internos (ej: salescaling.com). Cualquier reunión con alguien fuera de estos dominios será privada.

Caso 2: Reuniones Confidenciales por Título

Objetivo: Marcar automáticamente como privadas las reuniones con títulos específicos.

Solución: Crea una regla de tipo "Palabra Clave en el Título" y agrega palabras como "Confidencial", "Privada", "Interna", etc.

Caso 3: Proteger Tipos de Actividad Específicos

Objetivo: Hacer privadas todas las reuniones de negociación o cierre de ventas.

Solución: Crea una regla de tipo "Tipo de Actividad" y selecciona los tipos de actividad relevantes (ej: "Negociación", "Cierre de Ventas").

Privacidad Manual

Además de las reglas automáticas, puedes marcar reuniones y llamadas como privadas manualmente en cualquier momento.

¿Quién puede marcar una reunión como privada?

  • Owners: Pueden marcar cualquier reunión o llamada como privada

  • Admins: Solo pueden marcar como privadas las reuniones o llamadas en las que han participado

Cómo marcar una reunión como privada

Hay dos formas de marcar una reunión o llamada como privada:

Desde el listado de reuniones/llamadas

  1. Localiza la reunión o llamada en el listado

  2. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮)

  3. Selecciona "Mark as Private" o "Mark as Public"

Desde la vista de reunión/llamada individual

  1. Abre la reunión o llamada

  2. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) en la esquina superior derecha

  3. Selecciona "Mark as Private" o "Mark as Public"

Indicador visual

Las reuniones y llamadas privadas muestran un icono de candado (🔒) para identificarlas fácilmente:

  • En el listado: Junto al título de la reunión

  • En la vista individual: Badge "Private" en el encabezado

Diferencia entre privacidad automática y manual

Aspecto
Privacidad Automática (Reglas)
Privacidad Manual

Cuándo se aplica

Al crear/procesar la reunión

En cualquier momento

Quién puede aplicarla

Sistema automático

Admins y Owners

Persistencia

Evaluada en tiempo de creación

Persiste independientemente de las reglas

Puede revertirse

Sí, marcando manualmente como pública

Sí, marcando manualmente como pública

Comportamiento importante

  • El estado manual tiene prioridad: Si marcas una reunión como privada manualmente, permanecerá privada incluso si no cumple ninguna regla de privacidad.

  • Puedes desmarcar reuniones privadas por reglas: Si una reunión fue marcada como privada automáticamente por una regla, puedes desmarcada manualmente como pública.

  • El estado persiste: Una vez marcada manualmente, el estado de privacidad no cambia aunque se modifiquen las reglas de privacidad.

  • Se remueven accesos automáticamente: Al marcar una reunión como privada, se eliminan automáticamente todos los accesos de usuarios que no son participantes ni owners.

  • No se pueden compartir reuniones privadas: El botón "Share" está deshabilitado para reuniones privadas. Solo los participantes y owners tienen acceso.

  • Los accesos no se restauran automáticamente: Al desmarcar una reunión como privada, los usuarios que perdieron acceso NO lo recuperan automáticamente. Deberás invitarlos manualmente si deseas que vuelvan a tener acceso.

Notas Importantes

  • Las reglas se evalúan automáticamente cuando se procesa una reunión o llamada

  • Múltiples reglas pueden aplicarse simultáneamente

  • Si al menos una regla activa se cumple, la reunión o llamada será privada

  • Las reglas no afectan las invitaciones manuales explícitas

  • Los administradores pueden gestionar estas configuraciones desde Settings

  • El estado de privacidad manual tiene prioridad sobre las reglas automáticas

Tester de Accesos a Reuniones y Llamadas

El Tester de Accesos es una herramienta de diagnóstico que permite a los administradores verificar si un usuario específico tiene acceso a una reunión o llamada, y entender exactamente por qué tiene o no tiene acceso.

¿Dónde encontrar el Tester de Accesos?

El tester está disponible en dos ubicaciones:

  • Para Reuniones (Videollamadas): Settings > Meeting Settings (al final de la página)

  • Para Llamadas Telefónicas: Settings > Call Settings > General (al final de la pestaña)

¿Quién puede usar el Tester de Accesos?

Esta herramienta está disponible únicamente para usuarios con rol de Admin u Owner.

Cómo usar el Tester de Accesos

  1. Selecciona una reunión o llamada

    • Usa el selector de búsqueda para encontrar la reunión o llamada que deseas verificar

    • Puedes buscar por nombre

    • El selector filtra automáticamente por tipo (videollamadas en Meeting Settings, llamadas telefónicas en Call Settings)

  2. Selecciona un usuario

    • Usa el selector de búsqueda para encontrar el usuario que deseas verificar

    • Puedes buscar por nombre o email

    • El selector muestra todos los usuarios de tu organización

  3. Ejecuta el test

    • Haz clic en el botón "Test Access"

    • El sistema analizará los permisos y mostrará el resultado

Información que proporciona el Tester

El tester muestra información detallada sobre el acceso del usuario:

Resultado Principal

  • Has Access / No Access: Indica claramente si el usuario tiene o no acceso

  • Razón Principal: Explica el motivo principal del resultado (ej: "User is an owner of the meeting", "Meeting is private and user is not a participant")

Detalles de Acceso

El tester muestra el estado de múltiples factores que influyen en el acceso:

  • Meeting is private: Indica si la reunión está marcada como privada

  • Is participant: Indica si el usuario es participante directo de la reunión/llamada

  • Is owner: Indica si el usuario es owner de la reunión/llamada

  • Is blocked: Indica si el usuario está bloqueado explícitamente

  • Has direct viewer access: Indica si el usuario tiene permiso directo de visualización (can_view)

  • Has team access: Indica si el usuario tiene acceso a través de su equipo

Casos de uso del Tester

1. Verificar por qué un usuario no puede ver una reunión

Situación: Un usuario reporta que no puede ver una reunión específica.

Solución:

  1. Usa el tester para verificar el acceso del usuario

  2. Revisa la razón proporcionada (ej: "Meeting is private and user is not a participant")

  3. Toma acción según corresponda (desmarcar como privada, añadir como participante, etc.)

2. Auditar permisos antes de compartir contenido sensible

Situación: Quieres asegurarte de que solo ciertas personas tienen acceso a una reunión confidencial.

Solución:

  1. Marca la reunión como privada

  2. Usa el tester para verificar que usuarios específicos NO tienen acceso

  3. Confirma que solo los participantes y owners pueden acceder

3. Diagnosticar problemas de configuración de equipos

Situación: Sospechas que las reglas de privacidad o la configuración de equipos no está funcionando correctamente.

Solución:

  1. Usa el tester con diferentes usuarios y reuniones

  2. Compara los resultados esperados vs los reales

  3. Identifica patrones y ajusta la configuración según sea necesario

Interpretación de Resultados

✅ Acceso Concedido - Posibles Razones

  • "User is an owner of the meeting": El usuario es owner de la reunión

  • "User has 'can_view' relation to the meeting": El usuario tiene permiso directo de visualización

  • "User has team access to the meeting": El usuario tiene acceso a través de su equipo

❌ Acceso Denegado - Posibles Razones

  • "User is blocked from the meeting": El usuario está bloqueado explícitamente

  • "Meeting is private and user is not a participant": La reunión es privada y el usuario no es participante

  • "No direct access relation found": El usuario no tiene ninguna relación de acceso con la reunión

Notas Importantes

  • El tester no modifica permisos, solo los consulta y muestra

  • Los resultados reflejan el estado actual de los permisos en tiempo real

  • El tester respeta todas las reglas de privacidad y permisos configuradas

  • Puedes usar el tester tantas veces como necesites sin afectar el sistema

Privacidad y Seguridad

  • Solo Admins y Owners pueden usar esta herramienta

  • El uso del tester no genera notificaciones a los usuarios verificados

  • Los resultados son visibles solo para quien ejecuta el test

  • Esta herramienta es útil para auditorías de seguridad y cumplimiento

Preguntas Frecuentes

¿Las reglas afectan a reuniones o llamadas ya existentes?

No, las reglas solo se aplican a nuevas reuniones y llamadas procesadas después de configurar la regla.

¿Puedo tener diferentes reglas para reuniones y llamadas?

Sí, las reglas se configuran independientemente. Puedes tener reglas completamente diferentes para reuniones y llamadas.

¿Qué pasa si una reunión cumple múltiples reglas?

Si una reunión cumple cualquier regla activa, será privada. No necesitas que cumpla todas las reglas.

¿Las reglas bloquean completamente el acceso?

No, las reglas solo afectan los permisos automáticos. Si envías una invitación manual explícita a alguien, esa persona tendrá acceso independientemente de las reglas.

¿Puedo marcar un meeting como privado manualmente?

Sí, los Admins y Owners pueden marcar meetings como privados en cualquier momento. Los Admins solo pueden marcar como privados aquellos meetings en los que han participado.

¿Qué pasa si marco como privado un meeting que ya cumple una privacy rule?

El estado manual tiene prioridad. El meeting permanecerá privado independientemente de si cumple o no con las reglas automáticas.

¿Puedo desmarcar como privado un meeting que fue marcado por una rule?

Sí, puedes desmarcar manualmente como público un meeting que fue marcado como privado automáticamente por una regla. El estado manual tiene prioridad.

¿Cómo sé si un meeting es privado?

Los meetings privados muestran un icono de candado (🔒) junto al título en el listado y un badge "Private" en la vista individual.

¿Qué pasa con los usuarios que ya tenían acceso?

Cuando marcas una reunión como privada, se eliminan automáticamente todos los accesos de usuarios que no son:

  • Participantes del meeting

  • Owners de la organización

Esto significa que los usuarios que tenían acceso como "viewers" (por ejemplo, miembros del equipo y otros usuarios invitados) perderán el acceso inmediatamente.

¿Puedo compartir una reunión privada?

No. El botón "Share" está deshabilitado para reuniones privadas. Solo los participantes directos y los owners tienen acceso a reuniones privadas.

¿Cómo puedo verificar si un usuario tiene acceso a una reunión específica?

Usa el Tester de Accesos disponible en Meeting Settings o Call Settings. Esta herramienta te permite seleccionar una reunión y un usuario, y te mostrará si tiene acceso y por qué. Solo disponible para Admins y Owners.

¿El Tester de Accesos modifica los permisos?

No, el tester es una herramienta de solo lectura. Únicamente consulta y muestra los permisos actuales sin modificarlos.

¿Los usuarios reciben notificaciones cuando uso el Tester de Accesos?

No, el uso del tester es completamente transparente para los usuarios. No genera ninguna notificación ni registro visible para ellos.

¿Necesitas ayuda? Contacta con soporte en [email protected]

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